بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Menata Komunikasi Internal ICMI
Menjaga Irama, Menguatkan Kolaborasi
Artikel 17
Oleh Bagus Suminar
Aktivis ICMI Jawa Timur, Principal Consultant pada mutupendidikan.com
“Sinergi optimal dicapai ketika informasi mengalir dengan jernih, perbedaan dibicarakan dengan baik, dan setiap pihak tahu perannya.”
Komunikasi internal sering dianggap cukup dengan menyampaikan pesan, memberi kabar, lalu menunggu respons. Padahal dalam organisasi yang luas, setiap pesan bergerak melewati orang, jenjang, dan kepentingan yang berbeda. Karena itu, pesan perlu cukup jelas untuk dipahami, cukup tepat untuk sampai kepada orang yang benar, dan cukup terbuka untuk memberi ruang tanggapan.
Dalam konteks ICMI, kebutuhan ini menjadi semakin relevan karena jejaringnya luas dan beragam. Informasi bergerak dari Orpus ke Orwil, Orda, hingga Orsat, sambil bersinggungan dengan Batom, Pokja, dan berbagai bidang kepakaran. Luasnya jejaring merupakan kekayaan. Pada saat yang sama, komunikasi internal layak terus ditata agar informasi, gagasan, dan pengetahuan lebih mudah menemukan jalannya.
Kelly Quintanilla Miller dan Shawn T. Wahl dalam Business and Professional Communication: KEYS for Workplace Excellence (2023) melihat komunikasi profesional sebagai bagian dari cara orang bekerja bersama. Isi pesan memang penting, tetapi penerima, situasi, media yang digunakan, serta respons yang diharapkan ikut menentukan hasil komunikasi. Pesan yang sama belum tentu cocok disampaikan dengan cara yang sama kepada orang dan dalam situasi yang berbeda.
Hal semacam ini sangat dekat dengan keseharian organisasi. Undangan rapat berbeda dengan permintaan pendapat. Informasi yang membutuhkan keputusan tentu perlu diperlakukan berbeda dari pemberitahuan biasa. Teknologi menyediakan banyak pilihan, tetapi manusialah yang tetap menentukan apakah sebuah pesan membantu pekerjaan bergerak atau malah menambah kebingungan.
Menata Jalur Komunikasi
Komunikasi internal di lingkungan ICMI dapat berlangsung melalui beberapa arah. Ada komunikasi vertikal, baik dari atas ke bawah maupun dari bawah ke atas. Ada komunikasi horizontal antarwilayah, antarbidang, atau antarunit pada jenjang yang setara. Ada pula komunikasi diagonal ketika pekerjaan mempertemukan orang dari jenjang dan bidang yang berbeda.
Pola tersebut dapat dibaca selaras dengan struktur organisasi ICMI. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga ICMI menempatkan Orpus, Orwil, Orda, dan Orsat sebagai jenjang organisasi, disertai Badan Otonom sesuai kebutuhan. Dalam kegiatan ICMI juga terdapat perhatian pada peningkatan pembelajaran dan koordinasi sistem jaringan informasi dan komunikasi. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi mempunyai tempat yang jelas dalam kehidupan organisasi ICMI.
Perkembangan teknologi membuat pilihan cara berkomunikasi semakin beragam. Pertemuan dapat berlangsung dari kota yang berbeda, dokumen dapat dikerjakan bersama, sementara AI mulai membantu beberapa pekerjaan komunikasi yang sebelumnya menyita waktu.
Tabel: Komunikasi Internal di Era AI
| Bentuk dan Pola Komunikasi | Contoh Praktik di ICMI |
|---|---|
| Vertikal | Arahan, informasi, laporan, dan umpan balik antara Orpus, Orwil, Orda, dan Orsat |
| Horizontal | Koordinasi antarwilayah, antarbidang, atau antarunit pada jenjang yang setara |
| Diagonal | Komunikasi lintas jenjang dan bidang ketika pekerjaan membutuhkan kepakaran berbeda |
| Sinkron & Asinkron | Tatap muka, rapat daring, telepon, email, grup pesan, dan dokumen bersama |
| Berbantuan AI | Membantu merangkum rapat, menelusuri informasi, mengelompokkan bahan, dan menyiapkan draf awal |
AI dapat mempercepat sebagian pekerjaan komunikasi, tetapi tidak mengambil alih tanggung jawab manusia. Memahami konteks, memeriksa informasi, menentukan penerima, dan mengambil keputusan tetap membutuhkan pertimbangan kita.
Kalau diringkas, perjalanan komunikasi dari salah paham (miscommunication) menuju sinergi dapat dibaca melalui alur berikut.
Agar Pesan Sampai dengan Jelas
Salah satu langkah yang dapat dipertimbangkan adalah memperjelas pesan dan penerimanya. Sebelum mengirim informasi, ada baiknya memastikan siapa yang memang perlu mengetahui, apa yang perlu dipahami, dan apakah ada tindakan yang diharapkan. Kalimat “Maaf, mohon ditindaklanjuti paling lambat Kamis” jauh lebih membantu daripada pesan panjang yang masih membuat penerimanya bertanya, “Jadi, apa yang perlu saya lakukan?”
Langkah berikutnya adalah memilih kanal (channel) yang sesuai. Miller dan Wahl memberi perhatian pada penggunaan teknologi dalam komunikasi profesional, termasuk pentingnya menyesuaikan media dengan situasi komunikasi. Informasi resmi yang perlu ditelusuri kembali sebaiknya mempunyai jejak tertulis. Koordinasi cepat mungkin cukup melalui grup pesan. Persoalan yang sensitif atau rawan salah tafsir kadang lebih baik diselesaikan lewat telepon atau percakapan langsung.
Kebiasaan digital memang perlu dibaca dengan hati-hati. Menambah grup tidak selalu berarti menambah mutu komunikasi. Informasi penting justru bisa tenggelam di antara banyaknya pesan. Maka pertanyaannya bukan lagi, “Kita punya media apa?”, melainkan, “Media mana yang paling tepat untuk pesan ini?”
Langkah ketiga adalah menghidupkan umpan balik. Wilbur Schramm (1954) menempatkan umpan balik sebagai bagian penting dalam proses komunikasi. Respons membantu pengirim melihat bagaimana sebuah pesan diterima dan apakah masih ada bagian yang perlu diperjelas.
Dalam praktik organisasi, umpan balik tidak harus panjang. Konfirmasi seperti “sudah diterima”, pertanyaan singkat untuk memperjelas, atau kabar bahwa sebuah tugas telah selesai sudah membantu menutup lingkaran komunikasi. Bila jawaban lengkap membutuhkan waktu, kepastian bahwa pesan sedang dipelajari pun sudah berarti. Respons singkat seperti itu membuat orang tidak terus menebak apa yang terjadi dengan pesannya.
Mendengar Sebelum Menjawab
Ada sisi lain yang mudah terlupakan: komunikasi juga membutuhkan kesediaan mendengar. Stephen R. Covey dalam The 7 Habits of Highly Effective People (1989) mengingatkan, seek first to understand, then to be understood—berusahalah memahami lebih dahulu sebelum ingin dipahami.
Prinsip ini mudah dipahami, tetapi praktiknya tidak selalu mudah. Dalam rapat, kita bisa saja sudah menyiapkan jawaban ketika orang lain masih berbicara. Di grup pesan, satu kalimat kadang langsung mengundang reaksi sebelum keseluruhan konteks dibaca. Padahal beberapa menit tambahan untuk mendengar atau membaca sampai tuntas sering menyelamatkan kita dari salah paham yang sebenarnya tidak perlu.
Karena itu, ruang tanggapan layak disediakan dalam komunikasi internal. Ketika keputusan menyangkut banyak pihak, beri kesempatan untuk bertanya dan memperjelas. Bila muncul pandangan berbeda, jangan buru-buru membacanya sebagai penolakan. Bisa jadi ada informasi penting yang sebelumnya belum terlihat.
Komunikasi internal dapat pula dihubungkan dengan Knowledge Management (KM), benang merah dalam buku ini. Hasil rapat, keputusan, pengalaman, dan praktik baik sebaiknya meninggalkan jejak yang mudah ditemukan kembali. Informasi yang sudah dibicarakan hari ini dapat menjadi pengetahuan yang berguna ketika dibutuhkan lagi.
Menjaga Sikap di Ruang Digital
Bagian berikutnya kembali kepada manusia: menjaga sikap dan adab komunikasi. Teknologi membuat pesan sampai dalam hitungan detik, tetapi kecepatan tidak selalu membuat komunikasi lebih baik. Ada waktu yang perlu dihormati, ada persoalan yang sebaiknya tidak dibicarakan di ruang terbuka, dan ada kalimat yang lebih baik dibaca sekali lagi sebelum tombol kirim ditekan.
Hal kecil sering memberi pengaruh besar. Kata maaf, tolong, mohon, silakan, dan terima kasih tidak membutuhkan teknologi apa pun, tetapi dapat mengubah suasana percakapan. Begitu juga kebiasaan menyebut nama dengan benar, menghargai waktu orang lain, tidak memotong pembicaraan, dan tidak mempermalukan seseorang di dalam grup. Profesional bukan berarti dingin.
Di era AI, sikap seperti ini semakin penting. Mesin dapat membantu membuat ringkasan, menyiapkan draf, atau menelusuri informasi dengan cepat. Tetapi tanggung jawab untuk memeriksa kebenaran, memahami konteks, dan menentukan apakah sebuah informasi layak diteruskan tetap berada pada manusia.
Ajaran Islam memberi pegangan yang kuat untuk sikap semacam ini. Dalam QS. Al-Hujurat [49]:6, Allah mengingatkan orang beriman agar meneliti kebenaran berita penting yang dibawa oleh orang fasik, supaya tidak mengambil tindakan karena ketidaktahuan lalu menyesalinya.
Tabayyun terasa semakin relevan ketika informasi bergerak begitu cepat. Menerima pesan tidak berarti harus segera meneruskannya. Ada saatnya kita perlu membaca kembali, memeriksa sumber, bertanya kepada pihak yang mengetahui, dan memastikan konteksnya. Kehati-hatian seperti inilah yang ikut menjaga kepercayaan.
Bila semangat tabayyun hidup dalam komunikasi internal ICMI, percakapan dapat berkembang menjadi ruang untuk saling memahami, belajar, dan menguatkan. Informasi bergerak lebih jernih, pengetahuan dibagikan dengan murah hati, dan setiap orang dapat merasa menjadi bagian dari irama yang sama.
ICMI dapat dibayangkan sebagai sebuah orkestra besar yang dihuni beragam pengalaman, kepakaran, dan suara. Komunikasi internal membantu setiap nada hadir pada waktunya, tidak saling menenggelamkan, dan tetap menuju harmoni yang sama. Dari irama yang terjaga, kolaborasi akan menguat; dari orkestra yang padu, ilmu menemukan jalannya untuk memberi manfaat yang lebih luas bagi umat dan bangsa.
Kalau Boleh Dirangkum
- Komunikasi internal membantu informasi, gagasan, dan tanggapan bergerak lebih jelas di dalam ICMI.
- Pesan yang baik perlu sampai kepada orang yang tepat melalui kanal yang sesuai dengan situasinya.
- Mendengar dan memberi umpan balik membuat komunikasi tidak berhenti sebagai pesan satu arah.
- Tabayyun membantu menjaga agar informasi tidak diteruskan tergesa-gesa tanpa memahami konteksnya.
- Komunikasi yang tertata, beradab, dan saling merespons memberi ruang lebih besar bagi sinergi.
Kalau Mau Dipraktikkan
- Sebelum mengirim pesan, pastikan tujuan, penerima, dan tindak lanjutnya sudah jelas.
- Pilih kanal sesuai kebutuhan: pesan singkat untuk koordinasi cepat, media tertulis untuk informasi yang perlu ditelusuri kembali.
- Baca atau dengarkan sampai tuntas sebelum menjawab, lalu beri ruang untuk klarifikasi bila masih ada yang belum jelas.
- Jangan biarkan pesan penting menggantung. Bila jawaban lengkap belum tersedia, beri konfirmasi bahwa pesan sudah diterima dan sedang dipelajari.
- Biasakan tabayyun dan jaga adab komunikasi: periksa informasi, pahami konteks, lalu gunakan kata seperti maaf, tolong, mohon, silakan, dan terima kasih.
Referensi
Covey, S. R. (1989). The 7 habits of highly effective people: Powerful lessons in personal change. Free Press.
Ikatan Cendekiawan Muslim se-Indonesia. (2021). Anggaran Dasar ICMI 2021–2026 [Dokumen hasil Muktamar VII].
Miller, K. Q., & Wahl, S. T. (2023). Business and professional communication: KEYS for workplace excellence (5th ed.). SAGE Publications.
Schramm, W. (Ed.). (1954). The process and effects of mass communication. University of Illinois Press.
