بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
ICMI dan Kerja Bermutu
Menata Kerja, Menjaga Manfaat
Artikel 23
Oleh Bagus Suminar
Aktivis ICMI Jawa Timur, Principal Consultant pada mutupendidikan.com
“Kerja bermutu tumbuh dari kebiasaan kecil: tujuan yang jelas, kerja yang rapi, pelayanan yang baik, dan manfaat yang tetap bisa diteruskan.”
Kerja bermutu sering dimulai dari kebiasaan sehari-hari: tujuan yang jelas, pembagian tugas yang masuk akal, dan kesediaan menuntaskan apa yang sudah disepakati. Dalam kehidupan organisasi, kerapian seperti ini membantu tenaga dan waktu tidak habis untuk mengulang pekerjaan yang sama. Dari kebiasaan kecil itulah manfaat sebuah kegiatan lebih mudah dijaga.
Kata “mutu” kadang terdengar berat. Pikiran mudah melayang ke audit, sertifikasi, prosedur, atau dokumen yang tebal. Padahal, organisasi sosial memiliki kehidupan yang berbeda dengan perusahaan. Banyak pekerjaan bergerak melalui para relawan, kesediaan anggota, hubungan antarmanusia, kepercayaan, serta semangat pengabdian. Karena itu, pembicaraan mengenai kerja bermutu lebih mudah dimulai dari pengalaman sehari-hari.
Rapat yang menghasilkan keputusan yang jernih sudah merupakan bagian dari kerja bermutu. Begitu pula kegiatan yang disusun berdasarkan kebutuhan, pelayanan yang membuat peserta merasa dihargai, evaluasi yang dilakukan dengan jujur, serta dokumen yang masih dapat ditemukan beberapa bulan kemudian. Tidak ada yang terlalu rumit di sana. Persoalannya justru terletak pada konsistensi.
Melihat Mutu dari Dua Sisi
Banyak hasil kerja organisasi sosial tidak berbentuk barang yang dapat diperiksa satu per satu. Hasilnya sering hadir dalam bentuk pengetahuan, jaringan, pelayanan, kaderisasi, gagasan, rekomendasi, atau perubahan yang baru terlihat setelah beberapa waktu.
Sowa, Selden, dan Sandfort (2004), melalui Multidimensional Integrated Model of Nonprofit Organizational Effectiveness atau MIMNOE, melihat efektivitas organisasi nonprofit melalui dua dimensi besar: management effectiveness (efektivitas pengelolaan) dan program effectiveness (efektivitas program). Model tersebut mengingatkan bahwa keduanya penting, keduanya perlu diperhatikan bersama.
Sebuah organisasi dapat memiliki administrasi yang rapi, rapat yang terjadwal, dan laporan yang lengkap. Semua itu belum otomatis menjamin programnya berguna atau memberi manfaat. Sebaliknya, sebuah kegiatan bisa mendapat sambutan baik dan dirasakan manfaatnya, tetapi sulit diteruskan ketika efektivitas pengelolaannya lemah, misalnya dalam pencatatan, pembagian tanggung jawab, atau tindak lanjut.
Jika dibawa ke konteks tulisan ini, efektivitas pengelolaan dapat dibaca melalui kejelasan tujuan, pembagian tugas, komunikasi, dokumentasi, dan kesinambungan kerja. Efektivitas program dapat dilihat dari relevansi kegiatan, manfaat yang dirasakan, serta adanya hasil yang dapat diteruskan.
Untuk memudahkan pembacaan, dua dimensi kerja bermutu tersebut dapat dilihat secara ringkas sebagai berikut.
Bayangkan sebuah Orwil mengadakan seminar tentang ekonomi umat. Dari sisi pengelolaan, pertanyaannya cukup konkret: apakah tujuannya jelas, pembagian tugas berjalan, narasumber terkoordinasi, peserta mendapat informasi yang cukup, dan hasil kegiatan terdokumentasi? Dari sisi program, pertanyaannya berbeda: adakah pengetahuan baru yang diperoleh peserta, apakah muncul hubungan kerja baru, apakah lahir rekomendasi, dan adakah langkah lanjutan setelah seminar selesai?
Seminar yang tertib tetapi tidak meninggalkan hasil yang berarti tentu masih menyisakan kekurangan. Seminar yang sangat inspiratif tetapi seluruh bahan, kontak, dan hasil pembicaraannya hilang juga menyisakan persoalan. Kerja bermutu perlu memberi perhatian pada dua dimensi: cara kerja sekaligus manfaat yang dihasilkan.
Dua dimensi kerja tersebut kemudian dapat diterjemahkan ke dalam alur kerja yang lebih praktis.
Dua Dimensi dalam Praktik
Dua dimensi tersebut dapat menjadi pegangan sederhana untuk melihat apakah sebuah kegiatan sudah tertata dengan baik dan benar-benar menghasilkan manfaat.
Tabel: Dua Dimensi Kerja Bermutu
| Dimensi Kerja | Contoh Praktik di ICMI |
|---|---|
| Efektivitas Pengelolaan | Tujuan jelas, pembagian tugas tertata, komunikasi berjalan, dokumentasi rapi, dan tindak lanjut terjaga. |
| Efektivitas Program | Kegiatan relevan, manfaat dirasakan, hasil dapat diteruskan, dan pengalaman dapat digunakan kembali. |
Pelayanan Juga Mencerminkan Mutu
Mutu kerja mudah terlihat dari cara sebuah kegiatan melayani orang yang terlibat di dalamnya. Undangan yang jelas, jawaban yang ramah, ketepatan waktu, kesiapan tempat, serta komunikasi yang tidak membingungkan merupakan contoh kecil yang mudah dirasakan.
Pelayanan yang baik dalam organisasi sosial tidak perlu meniru gaya perusahaan. Intinya adalah menghargai orang yang telah menyediakan waktu, tenaga, pikiran, atau kepercayaan untuk hadir dan bekerja bersama.
Peserta yang mendapat informasi dengan baik akan lebih nyaman mengikuti kegiatan. Mitra yang diperlakukan dengan tertib lebih mudah diajak bekerja kembali. Narasumber yang mendapat pendampingan dengan baik juga memperoleh pengalaman yang menyenangkan. Hal-hal seperti ini ikut membentuk kesan positif terhadap organisasi.
Orang tidak selalu mengingat besarnya sebuah acara. Sering kali yang tertinggal justru pengalaman mengenai cara berkomunikasi, empati, ketepatan memenuhi janji, dan cara mereka diperlakukan.
Pengalaman yang Tidak Ikut Pergi
Pengelolaan pengetahuan ikut membantu menjaga mutu kerja. Dalkir (2017) menggambarkan knowledge management sebagai pengelolaan pengetahuan secara sengaja dan sistematis agar pengetahuan organisasi dapat dikembangkan, dibagikan, dan digunakan kembali. Dalam kehidupan organisasi, bentuknya bisa sangat praktis: hasil kegiatan diringkas, dokumen penting disimpan dengan rapi, dan pengalaman yang berguna tersedia bagi orang yang meneruskan pekerjaan berikutnya. Satu halaman catatan yang mudah ditemukan bahkan bisa lebih berguna daripada laporan panjang yang jarang dibuka.
Evaluasi yang Membuat Orang Mau Belajar
Kerja bermutu juga membutuhkan keberanian untuk melihat kekurangan. Evaluasi dapat menjadi menegangkan ketika orang mulai sibuk mencari siapa yang salah.
Evaluasi yang berubah menjadi ruang menyalahkan dapat membuat orang memilih diam. Masalah akhirnya disimpan, padahal organisasi kehilangan kesempatan untuk belajar.
Evaluasi yang sehat cukup dimulai dengan pertanyaan yang dekat dengan pekerjaan: apa yang berjalan baik, apa yang menghambat, dan apa yang perlu dilakukan berikutnya? Pertanyaan seperti itu mengarahkan percakapan pada pekerjaan, bukan pada pribadi.
Budaya belajar tumbuh ketika orang merasa cukup aman untuk mengatakan, “Bagian ini belum berjalan baik,” tanpa takut dipermalukan. Dari situ perbaikan menjadi lebih masuk akal karena lahir dari pengalaman sendiri.
Menjaga Amanah
Dalam kehidupan ICMI, banyak orang membawa ilmu, pengalaman, jaringan, dan waktu untuk berbagai kegiatan pengabdian. Semua itu layak dikelola dengan baik. Kerja yang berantakan mudah menghabiskan energi, sedangkan kerja yang tertata membantu orang tetap memiliki semangat untuk terlibat.
Dalam refleksi tentang cara bekerja, ihsan mengingatkan kita untuk memberi yang terbaik. Itqan dekat dengan ketelitian, kesungguhan, dan kemauan menuntaskan pekerjaan dengan layak. Nilai-nilai seperti ini tampak dalam kebiasaan mencatat keputusan, menindaklanjuti janji, menghargai waktu, dan menjaga hasil pekerjaan agar tidak hilang.
Kerja bermutu juga tidak selalu berarti semua cara harus seragam. Orwil, Orda, Orsat, dan berbagai badan organisasi memiliki karakter, kemampuan, serta kebutuhan yang berbeda. Dalam keragaman itu, arah kerja, keteraturan, ruang belajar, dan perhatian pada manfaat tetap dapat dijaga.
Barangkali kita cukup memulainya dari pekerjaan yang dekat. Satu rapat dengan tindak lanjut yang jelas. Satu kegiatan dengan pelayanan yang baik. Satu catatan evaluasi yang jujur. Satu folder yang mudah ditemukan. Satu pengalaman yang dibagikan kepada daerah lain. Kerja bermutu tumbuh dari kebiasaan-kebiasaan seperti itu.
Dari kebiasaan-kebiasaan tersebut, kerja organisasi menjadi lebih tertata dan manfaatnya lebih mudah dijaga. Kegiatan selesai, tetapi pelajarannya tetap tinggal. Orang berganti, tetapi pengalaman tidak ikut pergi.
Kalau Boleh Dirangkum
- Kerja bermutu tidak dimulai dari sistem yang rumit, tetapi dari kebiasaan kerja yang tertata dan dijaga bersama.
- Kegiatan yang baik bukan hanya yang berjalan lancar, melainkan yang jelas arahnya, rapi pelaksanaannya, dan meninggalkan manfaat.
- Mutu kerja perlu dilihat dari dua sisi sekaligus: cara kerja diatur dengan baik, dan hasilnya benar-benar berguna.
- Pengalaman organisasi akan lebih berharga bila dicatat, disimpan, lalu dipakai kembali, sehingga kerja berikutnya tidak selalu dimulai dari awal.
- Kerja bermutu juga merupakan cara merawat amanah, agar waktu, tenaga, dan gagasan yang diberikan menghasilkan sesuatu yang layak diteruskan.
Kalau Mau Dipraktikkan
- Sebelum kegiatan dimulai, biasakan menyepakati tujuan, sasaran, dan hasil yang ingin dicapai, supaya arah kerja tidak kabur di tengah jalan.
- Saat kegiatan berjalan, perhatikan dua dimensi kerja: pengelolaan yang tertata melalui pembagian tugas dan komunikasi yang jelas, serta program yang memberi pengalaman baik bagi peserta dan mitra.
- Setelah kegiatan selesai, sempatkan membuat catatan singkat tentang hasil, kendala, dan tindak lanjut, agar pelajaran penting tidak hilang begitu saja.
- Simpan materi, keputusan, dan dokumentasi di tempat yang rapi dan mudah ditemukan, supaya orang lain dapat melanjutkan pekerjaan tanpa harus mencari dari nol.
- Jadikan evaluasi sebagai ruang belajar bersama, bukan tempat saling menyalahkan, agar orang lebih leluasa menyampaikan kekurangan dan usul perbaikan.
Referensi
Dalkir, K. (2017). Knowledge management in theory and practice (3rd ed.). MIT Press.
Sowa, J. E., Selden, S. C., & Sandfort, J. R. (2004). No longer unmeasurable? A multidimensional integrated model of nonprofit organizational effectiveness. Nonprofit and Voluntary Sector Quarterly, 33(4), 711–728. https://doi.org/10.1177/0899764004269146
