Dari Rapat ke Makna (05)

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dari Rapat ke Makna
Saat Percakapan di ICMI Menjadi Arah Bersama

Artikel 5

Oleh Bagus Suminar
Wakil Ketua ICMI Jatim, pemerhati mutu pendidikan

“Sesudah rapat, yang kita bawa pulang seharusnya bukan hanya tugas. Ada pemahaman, alasan, motivasi, dan arah untuk melangkah berikutnya.”

Setelah selesai rapat, mengapa orang bisa membawa pulang tafsir yang berbeda tentang apa yang sebenarnya harus dikerjakan? Keputusan mungkin sudah dicatat dalam notulen, tetapi alasan di balik keputusan belum tentu dipahami dengan cara yang sama. Ada yang menangkap pokok persoalannya, ada yang hanya mengingat tugasnya, sementara yang lain masih membawa pertanyaan yang belum sempat dibahas. Satu rapat, ternyata bisa meninggalkan beberapa pemahaman—bahkan menyisakan kebingungan.

Keadaan seperti ini cukup akrab dalam kehidupan organisasi. Data datang dari berbagai tempat, pengalaman setiap orang berbeda, dan sebuah masalah bisa kelihatan lain ketika dilihat dari pusat atau dari daerah. Apalagi di organisasi cendekia seperti ICMI, tempat orang dengan latar ilmu, profesi, dan pengalaman yang beragam bertemu dalam satu forum.

Forum bisa ramai oleh pendapat yang bagus, sementara arah tindak lanjutnya belum juga jelas. Sering kali gagasannya sudah menumpuk, hanya belum sempat benar-benar diolah.

ART ICMI sendiri memberi tempat penting kepada pertemuan dan komunikasi. Silaturahmi dan muzakarah menjadi ruang komunikasi, sementara pengambilan keputusan organisasi juga berlangsung melalui berbagai jenis rapat. Percakapan memang bagian dari cara ICMI bekerja.

Memahami Sebelum Memutuskan

Karl Weick dalam Sensemaking in Organizations (1995) membahas bagaimana orang berusaha memahami keadaan yang belum sepenuhnya jelas. Mereka melihat pengalaman, menangkap petunjuk yang dianggap penting, lalu membicarakannya dengan orang lain. Dari proses itu muncul pemahaman yang cukup untuk menentukan langkah berikutnya.

Weick menyebut proses ini sensemaking. Orang tidak harus mempunyai tafsir yang persis sama. Yang dibutuhkan adalah pemahaman yang cukup agar keputusan berikutnya tidak sekadar berdasarkan dugaan.

Bayangkan sebuah Orda menyampaikan bahwa pengurus muda makin sulit diajak aktif. Kita bisa langsung membuat program baru. Bisa juga kita menahan diri sebentar. Apakah persoalannya pada bentuk kegiatan? Waktu pertemuan? Adakah ruang bagi mereka untuk mengambil peran? Atau selama ini mereka lebih sering diminta hadir daripada dilibatkan sejak awal?

Barangkali rapat memang perlu memberi ruang untuk pertanyaan semacam itu. Jangan-jangan kita sudah sibuk mencari program, sementara akar masalah yang hendak diselesaikan belum benar-benar terbaca.

Menjaga Suara Daerah Tetap Terhubung

Orwil, Orda, dan Orsat membawa pengalaman yang berbeda. Ada persoalan yang baru kelihatan ketika orang berada dekat dengan lapangan. Sebaliknya, keputusan di tingkat pusat sering mempunyai pertimbangan yang lebih luas dan belum tentu langsung terbaca dari daerah.

Dalam pengalaman berorganisasi, yang perlu dijaga adalah tindak lanjut setelah rapat. Masukan yang sudah disampaikan jangan berhenti di forum; perlu jelas siapa yang mencatat, menindaklanjuti, dan memberi respons.

Rapat berakhir. Notulen dibagikan. Minggu berikutnya agenda lain datang. Beberapa bulan kemudian persoalan yang sama muncul lagi, lalu pembicaraan dimulai hampir dari awal.

Tidak semua usulan tentu dapat menjadi keputusan. Namun orang perlu tahu ke mana masukannya berjalan. Apa yang dicatat? Bagian mana yang perlu dikaji lagi? Siapa yang menindaklanjuti? Sudah adakah respons yang dapat dikembalikan kepada daerah?

Dengan begitu, masukan yang sudah disampaikan tetap tercatat dan dapat ditindaklanjuti setelah rapat selesai.

Kalau hasil percakapan itu ingin tetap berguna, knowledge management (KM) bisa dimulai dari hal-hal yang sangat praktis. Pengalaman, alasan di balik keputusan, percobaan yang belum berhasil, dan cara kerja yang ternyata efektif jangan seluruhnya bergantung pada ingatan orang yang kebetulan hadir. Sebagian perlu dicatat agar dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Tidak perlu buru-buru membayangkan platform besar. Mulai saja dari catatan yang rapi, mudah dicari, dan benar-benar dipakai. Dokumen pendek yang dibuka kembali sering lebih berguna daripada laporan tebal yang akhirnya tersimpan sendiri.

Ide Dikumpulkan Dulu

Ada kebiasaan lain yang dapat membantu rapat: jangan terlalu cepat menilai atau menolak gagasan yang baru muncul.

Di forum yang dipenuhi orang berilmu, satu pendapat yang disampaikan sangat meyakinkan kadang cepat membawa pembicaraan ke satu arah. Peserta lain mungkin mempunyai sudut pandang berbeda, tetapi belum sempat menyampaikannya.

Sesekali, beri setiap peserta beberapa menit untuk menulis gagasan lebih dahulu. Setelah itu barulah ide dibacakan, dikelompokkan, dan dibahas. Orang yang tidak terbiasa berebut waktu bicara tetap punya kesempatan menyumbang pikiran. Gagasan yang terkumpul pun lebih kaya, lebih beragam sebelum forum mulai menentukan pilihan.

Pertanyaannya sebaiknya dekat dengan pekerjaan nyata. Masalah apa yang paling sering muncul di daerah? Apa yang sudah dicoba? Bagian mana yang ternyata tidak berjalan? Adakah daerah lain yang pernah menghadapi persoalan serupa?

Satu cerita lapangan yang dibahas dengan sungguh-sungguh bisa memberi konteks pada angka di laporan. Data tetap penting. Cerita membantu kita melihat apa yang sebenarnya terjadi di belakang angka tersebut.

Rapat yang Meninggalkan Jejak

Kalau mau mulai dari yang ringan, ada tiga kebiasaan yang bisa dicoba. Sebelum masuk ke bentuknya satu per satu, alurnya bisa dilihat seperti berikut.

Yang pertama, Rapat Makna. Agenda tetap ada, tetapi forum memilih satu persoalan nyata untuk dipahami lebih dalam sebelum meloncat ke program. Pengalaman didengar, perbedaan pandangan dibahas, lalu peserta mencoba melihat pola dari berbagai masukan.

Yang kedua, Notulen Makna. Notulen tetap mencatat keputusan, penanggung jawab, dan agenda berikutnya. Tambahkan beberapa kalimat tentang alasan di balik keputusan atau pelajaran penting yang muncul selama pembicaraan. Enam bulan kemudian, orang tidak hanya tahu apa yang diputuskan. Alasan di balik keputusan itu pun masih dapat dipahami.

Yang ketiga, ICMI Story Hub. Isinya tidak perlu seperti laporan kegiatan. Cukup cerita pendek: persoalannya apa, apa yang dicoba, bagaimana hasilnya, dan apa yang dapat dipelajari oleh daerah lain.

Misalnya, sebuah Orda menemukan pola kegiatan yang membuat pengurus lebih aktif hadir dan terlibat. Pengalaman itu kemudian dicatat, termasuk cara yang dipakai dan kendala yang muncul. Ketika Orda lain menghadapi persoalan serupa, mereka bisa belajar dari pengalaman tersebut, menyesuaikannya, lalu mencoba cara yang paling cocok dengan keadaan setempat.

Ketika Ilmu Menjadi Hikmah

Rapat mungkin hanya berlangsung satu atau dua jam. Yang menarik justru apa yang masih tersisa sesudahnya.

Apakah persoalannya lebih jelas? Adakah keputusan yang benar-benar dapat dikerjakan? Apakah pengalaman penting masih bisa ditemukan beberapa bulan kemudian? Dapatkah orang yang tidak hadir memahami alasan di balik keputusan?

Pertanyaan seperti itu membuat kita menilai rapat dari manfaatnya, bukan hanya dari daftar hadir dan notulen.

Al-Qur’an mengingatkan bahwa siapa yang dianugerahi hikmah telah memperoleh kebaikan yang banyak (QS. Al-Baqarah [2]: 269). Ayat ini tidak sedang berbicara tentang organisasi, tetapi pesannya terasa dekat untuk kita renungkan. Banyak pengetahuan belum otomatis membuat seseorang tepat memilih tindakan. Ilmu masih perlu ditimbang, dibicarakan, lalu digunakan dengan pertimbangan yang baik.

Rapat memberi kita ruang untuk menimbang pengetahuan sebelum mengubahnya menjadi keputusan.

Kita datang membawa pengalaman masing-masing. Sesudah berbicara dan mendengar, mudah-mudahan persoalannya terlihat lebih jernih. Ada pekerjaan yang bisa dimulai, ada keputusan yang dapat ditelusuri alasannya, dan ada pengalaman yang kelak bisa dipelajari orang lain.

Rapat boleh selesai pada waktunya. Pemahamannya sebaiknya tetap bekerja setelah kita pulang. Di situlah makna rapat benar-benar diuji.

Kalau Boleh Dirangkum

Rapat belum tentu benar-benar selesai ketika forum ditutup. Orang masih perlu pulang dengan pemahaman yang cukup tentang apa yang diputuskan dan alasan di balik keputusan itu.
Banyak gagasan tidak selalu membuat arah makin jelas. Ada waktunya kita menahan diri sebentar, membaca persoalan lebih dulu, baru menentukan program.
Orwil, Orda, dan Orsat membawa pengalaman yang berbeda. Kalau percakapannya tercatat dengan baik, pengalaman dari satu tempat bisa menjadi bekal bagi tempat lain.
Knowledge management bisa dimulai dari hal yang dekat: mencatat alasan di balik keputusan, menyimpan pengalaman, dan membuat pelajaran lama tetap mudah ditemukan.
Rapat yang berguna meninggalkan sesuatu yang bisa dipakai lagi: jalan pikiran, pengalaman, keputusan, dan pelajaran untuk langkah berikutnya.

Kalau Mau Dipraktikkan

Sebelum buru-buru membahas program, pilih satu persoalan nyata dan pahami dulu apa yang sebenarnya sedang terjadi. Bisa jadi jawabannya berbeda dari dugaan awal.
Sesekali minta peserta menuliskan gagasannya sebelum diskusi dibuka. Cara ini memberi ruang kepada mereka yang biasanya tidak cepat mengambil giliran bicara.
Tambahkan beberapa kalimat dalam notulen tentang alasan sebuah keputusan diambil. Beberapa bulan kemudian, catatan itu bisa menyelamatkan kita dari pertanyaan, “Dulu kok kita memutuskan begini, ya?”
Simpan cerita pendek tentang apa yang pernah dicoba di daerah, termasuk yang belum berhasil. Pengalaman yang kurang berhasil pun tetap punya sesuatu untuk diajarkan.
Setelah rapat, jangan hanya bertanya siapa mengerjakan apa. Coba satu pertanyaan lagi: “Apa yang sekarang kita pahami lebih baik daripada sebelum rapat dimulai?”