بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
ICMI dan Benchmarking
Menakar Diri, Belajar dari Praktik Baik
Artikel 24
Oleh Bagus Suminar
Aktivis ICMI Jawa Timur, Principal Consultant pada mutupendidikan.com
“Benchmarking mengajak kita bercermin tanpa kehilangan jati diri: memahami praktik yang baik, menyesuaikannya, lalu belajar bersama.”
Apakah ICMI perlu melakukan benchmarking? Seberapa penting benchmarking? Barangkali jawabannya tidak perlu dicari terlalu jauh. Setiap kali kita belajar dari pengalaman daerah lain, melihat cara kerja organisasi lain, lalu memikirkan apa yang cocok untuk diterapkan, sebenarnya proses benchmarking sudah mulai berjalan. Yang penting, pengalaman itu tidak selesai sebagai cerita menarik setelah pertemuan.
Istilah benchmarking memang terdengar seperti bahasa ruang rapat perusahaan. Padahal gagasannya sederhana: melihat sesuatu yang dikerjakan dengan baik, memahami prosesnya, lalu mengambil hikmah, pelajaran yang berguna. Tidak semua hal harus ditemukan dari awal. Pengalaman pihak lain kadang membantu kita melihat cara kerja sendiri dengan lebih jernih.
Belajar yang Sudah Berjalan
Kebiasaan saling belajar bukan sesuatu yang asing dalam kehidupan ICMI. Dalam berbagai pertemuan, orang bertukar cerita tentang program yang berjalan baik, cara menjalin kemitraan, kegiatan kaderisasi, sampai pengalaman menghadapi persoalan di daerah.
Sebuah Orda mungkin berhasil membangun hubungan yang hidup dengan perguruan tinggi. Di tempat lain ada Orwil yang mampu menjaga forum kajian tetap berjalan. Batom mempunyai pengalaman dalam menjangkau kelompok tertentu. Ada pula daerah yang mulai memanfaatkan teknologi digital untuk merapikan komunikasi dan dokumentasi.
Semua itu bahan belajar.
Yang mudah terlewat adalah kesempatan untuk membaca pengalaman tersebut dengan lebih teratur. Cerita muncul ketika bertemu, lalu perlahan hilang setelah masing-masing kembali pada kesibukan. Sayang bila pengalaman yang lahir dari kerja panjang hanya tinggal sebagai kenangan satu periode.
Benchmarking membuat proses belajar lebih terarah. Kita tidak hanya bertanya, “Programnya apa?”, “Ruang dan fasilitas dimana?”. Kita juga mencoba memahami lebih dalam, bagaimana program itu dijalankan, budaya yang dibangun, apa yang membuat orang mau terlibat, kendala yang dihadapi, dan pelajaran apa yang bisa dibawa ke tempat lain.
Melihat Lebih dari Angka
David Baker dan Lucy Ellis (2023), dalam pembahasan mengenai qualitative benchmarking, membantu melihat benchmarking lebih luas daripada sekadar membandingkan indikator. Angka tetap penting, tetapi pengalaman organisasi, konteks, proses kerja, dan cerita di balik hasil juga layak diperhatikan.
Bayangkan dua daerah sama-sama mengadakan kegiatan kaderisasi. Jumlah pesertanya hampir sama. Dari laporan kegiatan, keduanya mungkin terlihat setara.
Setelah dilihat lebih dekat, keadaannya bisa berbeda. Di satu tempat peserta tetap berkomunikasi, memperoleh kesempatan untuk ikut mengerjakan program, dan hubungan dengan senior berlanjut. Di tempat lain, kegiatan selesai dengan baik, tetapi komunikasi setelah acara semakin jarang.
Jumlah peserta tidak menjelaskan semuanya.
Pertanyaan yang lebih dalam kemudian muncul. Bagaimana pendampingan dilakukan? Seperti apa kepemimpinannya? Adakah budaya yang membuat orang nyaman terlibat? Seberapa disiplin komunikasi dijaga? Hal-hal seperti itu sering sulit terlihat hanya dari laporan.
Tabel: Melihat Lebih dari Angka
| Yang Mudah Dilihat | Yang Sulit Dilihat |
|---|---|
| Jumlah peserta | Keterlibatan anggota |
| Jumlah kegiatan | Budaya organisasi |
| Gedung dan fasilitas | Kepemimpinan |
| Target yang tercapai | Disiplin dan konsistensi |
| Hasil program | Proses belajar di baliknya |
Ilustrasi penulis berdasarkan pendekatan qualitative benchmarking Baker & Ellis (2023)
Tabel ini bukan pasangan sebab-akibat per baris. Pesannya lebih sederhana: ada hal yang cepat terlihat, dan ada hal yang baru terbaca setelah prosesnya dipahami.
Baker dan Ellis membantu menempatkan pengalaman dan konteks sebagai bagian penting dari benchmarking. Praktik baik tidak cukup dilihat dari hasil akhirnya. Yang perlu dipahami juga adalah mengapa sesuatu bekerja dalam keadaan tertentu.
Sumber belajarnya pun tidak harus berasal dari organisasi yang bentuknya sama dengan ICMI. Perguruan tinggi dapat memberi inspirasi tentang pembelajaran dan riset. Lembaga penelitian menarik dipelajari dalam pengelolaan kepakaran. Organisasi profesi punya pengalaman menjaga keterlibatan anggota. Institusi publik dan dunia usaha juga menyimpan banyak pelajaran tentang tata kelola, digitalisasi, inovasi, dan pengembangan SDM.
Tidak semua pelajaran datang dari tempat besar atau terkenal. Pengalaman yang dekat pun bisa sangat berguna.
Memilih yang Perlu Dipelajari
Benchmarking akan lebih berguna bila dimulai dari kebutuhan yang jelas. Tidak banyak manfaatnya datang ke sebuah lembaga dengan daftar pertanyaan terlalu panjang, lalu pulang membawa banyak bahan yang akhirnya sulit digunakan.
Beberapa area berikut hanya contoh. Setiap daerah tentu dapat mempunyai kebutuhan yang berbeda.
Tebel: Contoh yang Layak Dibandingkan dan Dipelajari
| Area Benchmarking | Mengapa Perlu Dipelajari |
|---|---|
| Knowledge Management | Agar pengalaman, praktik baik, dan pengetahuan anggota tetap dapat ditemukan ketika terjadi pergantian orang atau periode. |
| Digitalisasi Organisasi | Agar teknologi membantu komunikasi, dokumentasi, pembelajaran, dan pelayanan organisasi secara nyata. |
| Kaderisasi dan Pengembangan Anggota | Agar proses belajar anggota dapat berlanjut setelah kegiatan selesai. |
| Riset, Kepakaran, dan Gagasan | Agar kekuatan intelektual lebih mudah dihimpun dan diterjemahkan menjadi karya yang bermanfaat. |
| Jejaring, Tata Kelola, dan Kolaborasi | Agar kerja sama, evaluasi, dan hubungan antarlembaga memberi pelajaran untuk pekerjaan berikutnya. |
Fokus yang sempit sering justru lebih membantu. Kalau persoalannya kaderisasi, pelajari kaderisasi. Kalau yang ingin dibenahi adalah dokumentasi, carilah tempat yang mempunyai praktik dokumentasi menarik.
Program digitalisasi bisa menjadi contoh. Sebuah daerah yang ingin merapikan data anggota tidak harus mempelajari seluruh transformasi digital sebuah institusi besar. Bisa jadi yang dibutuhkan hanya cara memperbarui data, menyimpan dokumen, mengatur akses, atau menjaga komunikasi.
Dari Membandingkan ke Tindakan
Baker dan Ellis membantu kita melihat lebih dalam. Robert C. Camp memberi kerangka yang lebih operasional untuk membawa hasil belajar menuju tindakan.
Dalam Benchmarking: The Search for Industry Best Practices that Lead to Superior Performance (1989), Camp menjelaskan proses benchmarking melalui fase planning, analysis, integration, action, sampai maturity. Bahasa aslinya lahir dari dunia manajemen, tetapi logikanya cukup mudah dibawa ke kehidupan organisasi.
Mulailah dengan menentukan apa yang ingin diperbaiki. Setelah itu cari pembanding yang relevan, pahami prosesnya, lihat perbedaannya dengan keadaan sendiri, lalu pilih bagian yang masuk akal untuk dicoba.
Misalnya sebuah Orwil ingin memperkuat keterlibatan generasi muda. Pembanding bisa dicari dari lingkungan ICMI sendiri, kampus, organisasi profesi, atau komunitas yang berhasil menjaga partisipasi anak muda. Saat berdialog, pertanyaan tidak perlu berhenti pada susunan acara. Lebih berguna bila yang digali adalah bagaimana peserta dilibatkan, siapa yang mendampingi, tugas apa yang diberikan, dan bagaimana hubungan dijaga setelah kegiatan.
Hasil belajar kemudian dicoba dan dilihat kembali. Ada yang cocok, ada yang perlu diperbaiki, ada pula yang ternyata tidak sesuai dengan keadaan setempat. Itu wajar.
Jika disederhanakan untuk konteks ICMI, alurnya dapat digambarkan sebagai berikut.
Visual ini merupakan adaptasi, bukan reproduksi literal model Camp. Yang diambil adalah logika dasarnya: tujuan yang jelas, pembandingan yang masuk akal, pelajaran yang relevan, lalu tindakan yang dapat diuji kembali.
Belajar dengan Adab
Benchmarking juga menyangkut cara memandang pihak lain. Ia mudah kehilangan makna ketika berubah menjadi arena menentukan siapa yang paling maju.
Orda dengan sumber daya terbatas tidak otomatis hanya menjadi pihak yang belajar. Dari keterbatasan kadang muncul kreativitas, kedekatan dengan anggota, atau ketekunan yang justru layak dipelajari pihak lain.
Tawadhu’ membuat kita bersedia belajar dari siapa pun. Amanah menjaga cerita, data, dan kepercayaan pihak yang membuka pengalamannya. Ta’awun membuat pelajaran yang diperoleh ikut dibagikan kepada orang lain.
Benchmarking yang sehat lebih menyerupai pertemuan antarkawan. Ada cerita keberhasilan, ada pula pengalaman yang belum sesuai harapan. Mengetahui jalan yang pernah buntu pun bisa sangat berguna.
Di bagian ini benchmarking bertemu dengan Knowledge Management, salah satu benang merah dalam buku ini. Pelajaran penting sebaiknya dicatat dengan bahasa yang mudah dipahami, disimpan di tempat yang gampang ditemukan, lalu dibagikan kepada bagian lain yang membutuhkan.
Tidak harus berupa laporan tebal. Catatan singkat tentang apa yang dipelajari, apa yang dicoba, dan bagaimana hasilnya sering sudah cukup.
Bayangkan bila pengalaman dari berbagai Orwil, Orda, Orsat, dan Batom perlahan terkumpul. Pengetahuan yang tadinya melekat pada beberapa orang dapat menjadi bekal bersama.
Benchmarking memberi kesempatan untuk melihat diri dengan lebih jernih dan melihat keluar dengan pikiran terbuka. Tidak semua praktik perlu dibawa pulang. Bisa jadi hanya satu gagasan kecil yang cocok. Setelah disesuaikan, gagasan itu dapat menjadi cara kerja yang lebih baik.
Siapa pun dapat menjadi jalan datangnya hikmah. Yang diperlukan adalah kemauan untuk belajar dan kejernihan untuk memilih apa yang sesuai dengan keadaan kita.
Semoga semangat belajar dan berbagi pengalaman terus tumbuh di lingkungan ICMI. Dengan kebiasaan seperti itu, pengalaman dapat menjadi bekal untuk pekerjaan berikutnya dan manfaat yang lebih luas.
Kalau Boleh Dirangkum
- Benchmarking membantu kita melihat cara kerja sendiri dengan lebih jernih, lalu belajar dari pengalaman pihak lain yang memang relevan.
- Praktik baik tidak selalu terlihat dari angka. Sering kali yang paling berharga justru ada pada proses, kebiasaan, cara berkomunikasi, dan pengalaman di balik sebuah kegiatan.
- Belajar dari tempat lain tidak berarti membawa pulang semuanya. Cukup pahami apa yang membuat suatu cara bekerja, lalu pilih bagian yang cocok dengan keadaan sendiri.
- Sumber belajar bisa datang dari mana saja: sesama Orwil, Orda, Orsat, Batom, perguruan tinggi, lembaga riset, organisasi profesi, maupun komunitas lain.
- Pengalaman akan lebih bernilai bila sempat dicatat dan dibagikan. Dari sana, pelajaran satu tempat dapat menjadi bekal bagi tempat lain.
Kalau Mau Dipraktikkan
- Mulailah dari satu kebutuhan yang jelas. Tentukan dulu bagian mana yang ingin dibenahi, misalnya kaderisasi, digitalisasi, dokumentasi, atau kemitraan.
- Cari pembanding yang punya pengalaman menarik. Tidak harus lembaga besar; daerah atau organisasi yang sederhana pun bisa menyimpan cara kerja yang sangat berguna.
- Saat belajar, jangan hanya bertanya tentang programnya. Gali bagaimana prosesnya berjalan, siapa yang terlibat, apa yang membuatnya berhasil, dan bagian mana yang pernah mengalami hambatan.
- Setelah menemukan praktik yang baik, ambil bagian yang paling relevan. Sesuaikan dengan orang, biaya, kebiasaan, dan keadaan daerah sendiri sebelum dicoba.
- Catat hasil belajarnya secara singkat. Tuliskan apa yang dipelajari, apa yang dicoba, dan bagaimana hasilnya agar pengalaman itu mudah ditemukan dan dibagikan kembali.
Referensi
Baker, D., & Ellis, L. (2023). Qualitative benchmarking: An introduction. In D. Baker, L. Ellis, C. Williams, & C. Wragg (Eds.), Benchmarking library, information and education services: New strategic choices in challenging times (pp. 1–13). Chandos Publishing. https://doi.org/10.1016/B978-0-323-95662-8.00004-7
Camp, R. C. (1989). Benchmarking: The search for industry best practices that lead to superior performance. Quality Press.
